З тих пір, як почав існувати Інтернет, багатьох людей почала цікавити робота віддалено. Причини цієї цікавості самі різноманітні: хтось позбувся основної роботи на виробництві, або матуся в декреті хоче підзаробити, а ще хтось хоче мати додатковий дохід, паралельно з основною роботою, а якомусь пенсіонеру набридло бути не при ділі, а тут ще й карантин чи то якась криза… Стаття розрахована на керівників і співробітників, які вже перейшли або тільки збираються перейти на дистанційну роботу на дому.

Робота віддалено: поради користувачів та інструменти

Зміст запису

Робота віддалено: що нам порадять користувачі

Останнім часом багато компаній переводять співробітників на віддалену роботу. Тих, хто звик ходити в офіс, така перспектива може засмучувати: багато хто з наших знайомих переживали, що порушать режим і не зможуть залишатися продуктивними.

У матеріалі ви знайдете поради для співробітників і керівників про те, як перейти на віддалений формат роботи без шкоди для продуктивності та здоров’я. Щоб не порадити нісенітниці, тут зібрані коментарі людей, які давно і успішно працюють на дому, незважаючи на те, в яких країнах вони мають щастя жити, якою мовою розмовляти, бо їх об’єднує одне і теж — робота віддалено…

Матеріал може бути корисний тим, хто вже давно на дистанційній роботі або тільки збирається почати працювати з дому, і не важливо, через карантин, чи то по причині економії часу на дорогу до офісу або особливості професії.

Як перейти на віддалену працю з офісу за 4 кроки: поради для керівників і співробітників

Якщо співробітник працює з інформацією і не створює щось фізичне, він не прив’язаний до конкретного столу і може працювати звідки завгодно. Для таких співробітників компанії можуть впроваджувати віддалений формат роботи або домовлятися про вільне відвідування, коли співробітник з’являється в офісі тільки пару днів на тиждень.

Такі формати роботи компанія може підтримувати з різних причин, наприклад:

  • економія на оренді та організації робочого місця;
  • можливість наймати фахівців з інших регіонів;
  • підвищення довіри і мотивації співробітників;
  • карантин або якась криза.

Віддалену роботу і вільний графік підтримують багато компаній, наприклад, розробники WordPress. Вони давно вже розповіли про свою систему, по якій співробітник може працювати з дому весь час або скільки-то днів на тиждень, якщо попередньо попередить керівництво і погодить з ним завдання.

4 кроки для переходу на віддалений режим

  1. Порадитися з начальством і підписати додаткову угоду по віддаленій роботі. Не всі посади дозволяють працювати з дому, потрібно обговорити цей момент з керівником і укласти додатковий договір, якщо буде потрібно. Формулювання для трудового договору по віддаленій роботі потрібно скласти з юристом. Приклади таких договорів можна знайти в мережі, дивлячись на те, в якій країні має це відбутись.
  2. Налаштувати софт для віддаленої роботи. У співробітників поза офісом повинні бути всі інструменти для роботи: комп’ютер, який потягне потрібні програми, віддалений доступ до корпоративної мережі, аудіо- та відеозв’язок, система для контролю результатів і спільного доступу до документів.
  3. Пройти навчання по роботі на віддаленому режимі. Завдання компанії — пояснити співробітнику правила віддаленої роботи, особливості розпорядку, систему контролю і звітності, навчити користуватися додатковим софтом. Керівникам співробітників теж потрібно пояснити правила цієї роботи і особливості розпорядку, навчити працювати з новим софтом.
  4. Регулярно планувати і погоджувати свій графік робіт і завдання. Ставити завдання і стежити за їх виконанням дистанційно може бути складніше. Співробітникові перед кожним робочим днем ​​потрібно узгодити список завдань і чіткі дедлайни, відзначати етапи виконання, щоб процес роботи був прозорим.

Керівнику і співробітнику додаються нові функції, особливі для цього формату роботи.

Функції керівника і співробітників на віддаленій роботі

Керівник:

  • погоджує і контролює графік роботи;
  • контролює результат роботи, дає зворотний зв’язок;
  • організовує зустрічі з можливістю підключити співробітників віддалено;
  • організовує інформаційний простір команди: планерки щотижня, групи в месенджерах і інше;
  • працює зі страхами співробітників про те, що вони будуть отримувати меншу зарплату, перестануть бути потрібними компанії і зупиняться в кар’єрному зростанні.

Співробітник:

  • планує і погоджує графік роботи і режим дня віддалено;
  • складає список завдань, погоджує його з керівником і відзначає етапи роботи;
  • залишається на зв’язку з командою протягом робочого дня;
  • заздалегідь інформує колег про формат роботи, віддалено приєднується до конференцій.
Дмитро Ласковський, глава студії веб-розробки RichBee:

У мене своя веб-студія. У нас в компанії і до цього стабільно був один день віддаленої роботи на тиждень, тому перехід на повноцінну віддаленку не був проблематичний. Використовуємо систему контролю завдань, все прозоро. Хлопці менше їздять, менше втомлюються, продуктивно працюють. Поки ефект позитивний. Але зараз у нас великі проекти в середині циклу розробки — тобто немає потреби в мозкових штурмах і так далі. Всі знають, що робити — і роблять.

Що можу порадити: більше делегувати, вірити в своїх співробітників, бажано працювати, використовуючи систему для контролю завдань (trello, asana або інші). Можливо, зараз саме час впроваджувати нові методи управління своєю компанією, наприклад, методологію agile. Будь-яка криза — місце для зростання.

По суті обов’язки на віддаленці залишаються тими ж, що і на офісній роботі, змінюється тільки інтер’єр. Проте, у багатьох ламається режим дня, падає продуктивність і зростає втома через переробки. Отже, розберемось, як організувати режим, місце і робочий процес.

Як перемогти лінь, працюючи вдома: поради для самоорганізації і чужий досвід

Ми не стали вигадувати рекомендації, а зв’язалися з декількома співробітниками і керівниками компаній, які працюють віддалено, і попросили їх поділитися своїми лайфхаками, які допомагають тримати себе в тонусі.

Як організувати розпорядок дня: прокидайтеся за пару годин до роботи

Якщо працювати доводиться з дому, велика спокуса поспати довше і встати перед самим початком робочого дня. Деякі на віддаленій роботі воліють пересідати за комп’ютер прямо з ліжка. Рекомендуємо намагатися встати раніше, щоб витратити ранок на неспішний сніданок і розминку, остаточно прокинутися і приступити до справ зі свіжою головою.

Анастасія Конова, керівник агентства «SmmTarget»:

Мені допомагає така штука — якщо вдалося встати на півгодини раніше, ніж я зазвичай встаю, то ці півгодини виходять найбільш продуктивними за день. Зазвичай я встаю о 8.40, але якщо вдається піднятися о 8 ранку, то цей день приречений на успіх.

Працюйте вдень, спіть ночами, а не навпаки

У тих, хто працює віддалено і не прив’язаний до часу, частіше ламається режим. Вранці хочеться поспати довше, вдень відволікають якісь справи, а на роботу залишається вечір і ніч. У цьому випадку рекомендуємо постаратися налагодити режим сну, а при проблемах із засинанням звернутися до лікаря.

Катерина Кропотова, редактор і перекладач:

Тим, хто звик до офісу, а переходить на дім, можу порадити на перший час максимально жорсткий режим, як в офісі. А потім поступове, поетапне вибудовування свого конкретного, особистого режиму роботи. Це потрібно, тому що перехід від жорсткого режиму роботи до свободи призводить до дезорганізації. І виходить, що люди сплять до обіду, а потім пашуть до трьох ночі… Це дуже погано позначається на здоров’ї.

Ірина Завтонова, IT рекрутер:

Важливо планувати свій графік з ранку, а вночі спати. Я часто страждала свого часу від цього, по-перше, фізично: виспатися в світлий час доби неможливо через біологічний годинник, звідси і головні болі, і слабкість. По-друге, звідси ж випливає і зменшення ефективності: кількості виконаних завдань, уважності. І неважливо, «сова» ви або «жайворонок». Був експеримент, проведений над такими ось «совами», коли їх вивезли в похід, де не було ні гаджетів, ні соцмереж, а зі світла — тільки сонечко. Наскільки я пам’ятаю, найстійкішим вистачило близько тижня, щоб (зненацька!) стати «жайворонками».

Починайте ранок з приємного

Ранкові події можуть зіпсувати настрій на весь робочий день, так що постарайтеся з ранку отримати позитивні емоції. Не перевіряйте робочу пошту відразу, як прокинулися, зробіть смачний напій, послухайте улюблену музику, виконайте пару дрібних завдань, які вам в задоволення. Багато на віддаленці починають бігати або кататися на велосипеді вранці, оскільки звільняється час, який вони раніше витрачали на довгий шлях до офісу.

Дарина Третьякова, магістр приватного права:

Періодично страждаю і від прокрастинації, і від неможливості переключитися з робочих питань на режим відпочинку. Єдине, що хоч якось допомагає — намагатися тримати режим. Я дійсно намагаюся лягати і вставати в будні дні в один і той же час. Вранці спочатку зарядка-душ-сніданок, а далі робота з перервою на обід. Якщо не вдається витримати цю послідовність, наприклад, коли я починаю відповідати на робочу пошту, лежачи в ліжку, то потім часто весь день нанівець.

Гліб, розробник ПЗ:

Якщо серйозно, то чим це від офісу відрізняється? З тією різницею, що я не витрачаю час на дорогу, працюю в комфорті, можу подорожувати, працюючи віддалено, приймати душ під час робочого дня і так далі — можу назвати купу плюсів. Бігати почав дякуючи віддаленці, під гарний настрій в тиждень по 50-60 км пробігаю.

Одним словом, віддаленка, в порівнянні з офісом — це купа можливостей і свободи (як мінімум, вільний час, який би витратив на дорогу). Хіба це може бути мінусом?

Дотримуйтеся розкладу

Якщо співробітник довго працював в офісі, він звик, що офіс — це робота, а будинок — це відпочинок. Після переходу на віддалену працю працювати доводиться з дому, буває важко перебудуватися і не відволікатися на домашні справи.

Зібратися допомагає чіткий розклад. Розплануйте день по годинах, як ніби ви все ще працюєте в офісі: прокиньтеся, у скільки звикли вставати на роботу, розрахуйте час на завдання, виділіть час на обід і перерви. Відкладіть домашні справи на вечір і намагайтеся чесно слідувати своїм планом, інакше толку не буде.

Домочадцям теж доведеться пояснити, як ви тепер працюєте: хоча робота віддалено вдома, але це не означає, що ви вільні у будь-який момент.

Михайло Шакін, SEO-фахівець, автор SEO-блоґу:

Основа всього і запорука успіху — це залізна дисципліна. Буде дисципліна, все вийде. Мене дуже виручає, що батьки в дитинстві виховували мене в строгості.

У всьому потрібна система. Якщо не буде системи, буде хаос. Я намагаюся впровадити системний підхід у всьому, від планування справ до зберігання інформації. Зараз рішень дуже багато. Я користуюся зв’язкою Google Календар + Evernote + Dropbox + Google Документи.

Ігор Клейнер, викладач університету:

Я веду онлайн-лекції, так що важливо замкнути двері щоб не увірвався дитина з криком «Не клеїться клей». Потрібно зручне і закрите від сім’ї місце. Можна тримати поруч чайник і печеньки, щоб не виходити, а якщо втомився — у мене поруч тренажер для ходьби.

Олександр, Helpdesk Supporter в міжнародній мережі магазинів:

Я не самозайнятий і мій розклад повністю спирається на офіційний офісний. Фрілансерам, само собою, в цьому сенсі складніше. Я б їм запропонував назватися офісом, обмежити собі робочий час і дати це зрозуміти клієнтам: «працюю з 8 до 17, далі тільки екстрені дзвінки, не більше». А то коли він у 200 чоловік записаний як «Віталік», вони всі йому і надзвонюють цілодобово. Зрозуміло, що не у всіх проектах це реально — програмісти часто пишуть код клієнтам з різних країн з різними часовими поясами.

Відволікайтеся на перерви

Неможливо сидіти за комп’ютером весь робочий день. Також, як в офісі, вам потрібні перерви, щоб розім’ятися, перекусити і дати очам відпочити. Заплануйте невелику гімнастику між завданнями, відволікайтеся, щоб зробити кілька присідань, подихати повітрям на балконі, випити чаю не за робочим комп’ютером або вийти в магазин біля будинку.

Михайло Шакін, SEO-фахівець, автор SEO-блоґу:

Потрібно звести до мінімуму відволікаючі фактори під час роботи. Я відключив усі звукові повідомлення на телефоні.

Для максимальної концентрації під час роботи я користуюся технікою Pomodoro. Її суть в тому, що працювати потрібно циклами по 25 хвилин, ні на що не відволікаючись. Згідно з дослідженнями, саме протягом такого проміжку часу можна зосередитися на якомусь завданні. Далі концентрація на роботі починає втрачатися, тому робиться перерва на 5 хвилин. Потім слід новий цикл 25 хвилин. Я називаю їх «помідори»:). Після декількох «помідорчиків» роблю тривалу перерву. Протягом дня у мене кілька таких робочих циклів з «помідорів».

Схема дуже ефективна. Коли я тільки починав працювати з технікою Pomodoro, то за 8 циклів по 25 хвилин я встигав набагато більше, ніж за 8 годин звичайної роботи. Ключ до успіху і продуктивності в тому, що під час «помідорчиків» я ні на що не відволікаюся.

Антон Славуцький, геймдев, розробник і гейм дизайнер:

Іноді під час перерв я роблю вправи на очі. Можна зробити вправу на шию, помити посуд — вдіяти маленьку фізичну активність. А можна і не маленьку, в деякі перерви можна робити якийсь комплекс вправ: на прес, на спину, на руки, кардіо.

Особисто я іноді забуваю про багато речей, коли працюю віддалено, тому мені доводиться виробляти всі ці звички. І коли я їх роблю, я відчуваю себе краще і мій розум стає ясніше. Тому і працювати приємніше.

Інна Самаріна, редактор PR-CY:

Я б порадила насильно витягувати себе на вулицю, тому що робота віддалено затягує. Якщо не треба нікуди, то просто погуляти. А якщо «просто погуляти» не підходить, то придумати якусь мету, наприклад, купити яблук. Все одно ж з’їсте. І піти в конкретний магазин неодмінно за три зупинки — так і подихаєте свіжим повітрям, щоб не протухнути у будинку, і порухатися, особливо якщо не ходите в спортзал.

Ірина Завтонова, IT рекрутер:

Відволікатися можна, і навіть потрібно, тільки ці моменти треба запланувати. Якщо не відволікатися планово, то відволікання прийдуть самі по собі, ще й частіше, ніж хотілося б… Ну, не може людина 8 годин підряд концентруватися на чомусь одному! Якщо хтось може, познайомте мене з ним, будь ласка.

Їжте по годинах

У фрілансерів і працівників на віддаленці є дві найпоширеніші проблеми з їжею. Одні частіше звичайного починають відволікатися на перекушування і заїдати робочий стрес, оскільки кухня стала набагато ближче, а другі так захоплюються завданнями, що весь час переносять обід на потім і в підсумку забувають поїсти.

Щоб такого не сталося, включайте в розклад обіди і перекушування. В офісі у вас напевно була перерва на обід, влаштовуйте його в цей же час і вдома. При цьому не їжте за робочим столом, міняйте обстановку.

Ірина Завтонова, IT рекрутер:

Важливо не забувати про обід — не пропускати і своєчасно їсти, і те, що вечірню пору потрібно таки залишити для особистих справ. Це напевно найважче, з чим особисто я зіткнулася. Ти не можеш зупинитися, так як немає «перемикача», на кшталт дороги додому, зміни обстановки. Навколо одна і та ж обстановка, що вдень, що ввечері, і можна цілком переплутати навіть день з ніччю. Всіх завдань не переробиш.

Сформуйте свої ритуали

Регулярні повторювані справи можуть стати своєрідними ритуалами, що піднімають настрій або допомагають зосередитися. Почати день з улюбленої пісні, заварити обліпиховий чай або прилягти з котом на 10 хвилин, коли з ідеями погано — головне, робити те, що подобається.

Анастасія Конова, керівник агентства «SmmTarget»:

Якщо в голову нічого не лізе, то потрібно відволіктися. Я сформувала ритуал — наливаю собі каву, беру якийсь цукат і займаю свою улюблену позу в кріслі на кухні. Як тільки ці умови виконані — думки йдуть рікою.

Катерина Кропотова, перекладач і редактор:

Йога вранці. Починати день з фізичної підтримки себе — це дуже важливо!

Як організувати робоче місце: створіть робочу обстановку

Місце, де ви сидите за комп’ютером, має налаштовувати на діловий лад. Виділіть спеціальне місце, де ви будете працювати, нехай домочадці розуміють, що якщо ви сидите за ноутбуком за цим столом, то всю вашу увагу займає робота віддалено, і ви не готові відволікатися.

Прекрасно, якщо на час робочого дня ви можете призначити окрему кімнату в якості кабінету, але може підійти і просто кухонний стіл. Підберіть зручне крісло, не працюйте в піжамі і обідайте в іншому місці.

Олександр, Helpdesk Supporter в міжнародній мережі магазинів:

У мене такі правила:

  1. Робота — в службовому ноутбуці, а для дозвілля є домашній комп.
  2. Обідати в обід, як в офісі. Після робочого часу — як завгодно, а ось сніданок і обід — по офісному часу.
  3. Не відволікатися більше, ніж дозволяв собі в офісі. Якщо я бачу вільний час, значить, я просто випадково забув про якесь завдання.
  4. Якщо дозволяє житлова площа, виділити робочий кабінет або хоч окремий куток. Ну, хоч крісло на вечір міняти на більш лежаче замість офісного.
  5. Варто постаратися зробити роботу невідкладною, хоча б психологічно. Я звик працювати саме заради того, щоб потім добре відпочивалось. Тобто «Так, ось зараз можна взяти пиво і переглянути всі підписки в Ютубі».

Працюйте в тиші

В офісі завжди шумно, якщо у вас немає особистого кабінету: колеги друкують тексти, телефонують і перемовляються, шумить техніка. Шум заважає роботі, навіть якщо ви цього не помічаєте.

У 2000 році вчені з Корнеллського університету США провели експеримент. Сорока офісним співробітницям дали однакові завдання і розділили на дві групи: одну групу запросили до кабінету, де програвалися звуки звичайного офісу, а іншій групі дістався кабінет з абсолютною тишею. Через три години роботи експериментатори взяли аналіз крові у учасниць і виявили, що у тих, хто працював в шумному кабінеті, рівень гормонів стресу в крові був істотно вище. Хоча ці співробітниці запевняли, що навіть не помічали шум.

Працюйте при природному світлі

Кількість природного світла впливає на стомлюваність, тому краще не ставити робочий стіл в темному кутку.

Дослідники з Чикаго з’ясували, що якщо робоче місце співробітника знаходилося біля вікон, він спав вночі в середньому на 46 хвилин більше. У колег, які працювали в офісі з штучним світлом, сон був коротший і гірше, і в цілому відчували себе більш втомленими і млявими.

Налаштуйте приємну температуру

Якщо в приміщенні дуже жарко або холодно, ви будете більше помилятися. Не терпіть некомфортну вам температуру — провітрюйте кімнату і підбирайте одяг.

За даними дослідження з співробітниками компаній США, співробітники роблять більше помилок, якщо температура в приміщенні некомфортна. Коли температуру повернули на позначку 23-25 ​​градусів за Цельсієм, кількість помилок впала на 44%.

Як організувати робочий процес: усвідомте мотивацію

Подумайте, заради чого ви зайняті вашою справою, що дає вам ваша робота віддалено і як ви в ній ростете. Якщо розуміти мету і напрямок, куди ви йдете, шлях буде легше і швидше.

Користувач TDSko, SEO-фахівець:

Потрібно брати з клієнтів грошей стільки, щоб твоя лінь боролася з твоєю жадібністю, тоді волею-неволею будеш працювати.

Антон Славуцький, геймдев, розробник і гейм дизайнер:

Варто поставити собі одне з важливих питань: а навіщо воно вам треба? Робота, гроші, бути продуктивним — навіщо? Варто зрозуміти, для чого ви все це робите, тому що якщо відповіді немає, буде хотітися відволікатися і робити все, крім роботи. Так теж можна, але ви ж хочете стати краще?

Особисто я не бачу сенсу знаходити способи змушувати себе працювати. Працюйте на свою совість і як можете. Потихеньку ви будете ставати краще в своїй справі.

Катерина Кропотова, перекладач і редактор:

Найголовніше правило в моєму випадку — чітко поставлена ​​мета (наприклад, виробити 100 тисяч грошових одиниць), яку я розбиваю на підцілі (виробити стільки-то за день).

Ірина Завтонова, IT рекрутер:

Потрібно розуміти, навіщо ти працюєш, який результат твоя робота принесе світу/людям/тобі. Чи то це будуть довгострокові результати на зразок щасливих клієнтів, яким ти знайдеш першокласного спеціаліста. Чи то це якісь маленькі завдання на день, по типу п’яти знайдених зацікавлених кандидатів. Або ж це завдання на довгострокову перспективу на кшталт вдячного листа від кандидата, коли ти розумієш, що в майбутньому зможеш на нього розраховувати.

Тобто важливо бачити мету, чітко усвідомлювати її. А завершення завдань, навіть і маленьких, завжди викликає відчуття «Я — молодець!», І цього відчуття хочеться ще і ще.

Ну, і про матеріальну мотивацію також не забуваємо. Хто що хотів собі прикупити, куди з’їздити влітку?

Робіть списки завдань

Дотримання розкладу дозволяє тримати себе в тонусі, а складання списків завдань допомагає швидше зібратися, не забути важливі справи і спостерігати, як мета стає ближче. В кінці дня за списком виконаних справ простіше зрозуміти, на що пішли робочі години, а значить і простіше оцінювати свою ефективність.

Потрібен не тільки план всіх справ на день, але і план виконання конкретного завдання. Професор Пітер Голлвіцер проводив експеримент: двом групам задали написати звіт про відпустку — одна повинна була спочатку зробити план, а друга працювати без нього. У групі, яка робила плани, звіт здали 71% учасників, у другій групі — 32%. Виходить, якщо людина склала план, їй буде простіше виконати завдання.

Анастасія Конова, керівник агентства «SmmTarget»:

У роботі однозначно повинна бути системність і порядок. Кожен проект я спочатку брифую, щоб уберегтися від ризиків розбіжності очікувань. Бриф — це розроблений мною уніфікований файл по пунктах, він однаковий для всіх замовників. Для кожного замовника далі я розробляю аватари клієнтів, це теж уніфікований файл. Незалежно від того, хто замовник, я швидко орієнтуюся в файлах, тому що система для всіх однакова.

Обов’язково доводиться вести щоденник: кожен день я пишу завдання на день, перегортаю сторінки, недовиконання переношу вперед. Самі противні треба робити зранку, щоб потім було легше.

Наталя, регіональний менеджер:

Мене дисциплінує усвідомлення того, що від мене фінансово залежить колектив. Є ряд ключових моментів, від яких відступати не можна. Планування можливо, якщо є багато матеріалу для роботи і впевненість в тому, що відходу від плану не буде.

Спрощуйте

Деякі складні завдання можуть лякати своєю масштабністю — незрозуміло, з якого боку підступитися і не видно прогресу щодо виконання. Розбийте завдання на список дрібних пунктів, з яких воно складається. Робити багато дрібних завдань здається простіше, ніж долати одну велику.

Найскладніше зазвичай — почати, а розбивка на підзадачі допомагає починати роботу, адже у вас вже є план, за яким ви можете відстежувати прогрес.

Олександр Солунін, власник інтернет-магазину Solunsun:

Мої правила:

  1. Окреме приміщення для роботи, кабінет.
  2. Постійно тримати план/бриф для роботи. Виконав всі пункти — відпочиваєш. Переробляти не можна.

Нічого не потрібно запам’ятовувати. Рутинна робота повинна бути систематизована і записана в план.

Щоб все працювало, потрібно це все зводити в якийсь окремий самописний кабінет/CMS. Добре оптимізована структура CMS з переліком робіт (сюди ж входить щоденна рутина) — запорука успішної комфортної роботи. Це, свого роду, електронний верстак.

Виконуйте завдання по черзі

Зайняті однією справою, вам пишуть в месенджері і просять швидко зробити іншу, паралельно дзвонять і доручають третю — знайоме?

Не беріть приклад з Цезаря: якщо робити кілька різних справ одночасно, швидше за все ви швидко видихаєтеся і будете неефективні. Коли ви закінчуєте завдання і перемикаєтеся на інше, спочатку доводиться вникати в контекст і налаштовуватися. Якщо перемикатися між безліччю завдань, налаштовуватися і вникати доведеться щоразу заново.

Замість цього краще записати нові завдання в план і виділити на них час.

Ігор Колотовкін, SEO-фахівець:

Люди різні, комусь одне, комусь інше: хтось сидить і планувальник дій мучить, хтось ще чого. У мене з усього лише агрегація завдань: я намагаюся не приступати до вирішення, поки не нагромадиться кілька завдань, які робляться в тій же області.

Важко не відволікатися, коли колеги просять зробити щось швидке, для таких справ є особливе правило.

Користуйтеся правилом двох хвилин

Правило, яке допоможе розбиратися з раптовими проханнями колег і не відволікатися на шкоду вашим завданням. Якщо ви можете зробити щось, про що вас попросили, за дві хвилини — зробіть це зараз же. Внести дрібне виправлення, відповісти на лист, оцінити останню правку по дизайну або щось ще, що не вимагає багато вашого часу і особливого включення в контекст. Якщо справа вимагає більше часу і підготовки — внесіть її в план, повернетеся до неї пізніше.

Не намагайтеся паралельно навчатися

Всім, чия робота віддалено пов’язана з Інтернетом, доводиться постійно вчитися новому. Зазвичай не хочеться витрачати вільний час на навчання, так що багато хто включають корисні лекції та вебінари фоном, поки працюють. Але це погана ідея.

У лекції про секрети ефективності Вадим Макішвілі спрощено розповідав, як працює наш мозок. Якщо коротко, ми не можемо одночасно створювати щось і сприймати інформацію, мозок може робити або одне, або інше, але ніяк не разом.

Виходить, коли ми одночасно слухаємо лекцію і пишемо технічне завдання, мозок швидко переключається з одного виду діяльності на інший. Постійне перемикання відчутно витрачає енергію, ми швидше втомлюємося, увага розсіюється. В результаті і лекцію погано засвоїли, і в робочому завданні, швидше за все, зробили більше помилок.

Багато питайте і обговорюйте

Ставити запитання не соромно — навпаки, це показує, що ви хочете розібратися в проекті і поставленому завданні. Результат і скільки разів ви редагували залежить від того, як ви зрозуміли, що від вас вимагається.

Якщо ви звикли до очних нарад, доведеться перебудовуватися — дистанційна робота має на увазі віртуальне обговорення, частіше це пошта, спілкування по відео чи листування в чатах.

Після обговорень рекомендуємо писати розуміння завдання — то, як ви зрозуміли, що від вас чекають, що має бути в результаті — і показувати його тому, хто дає завдання. Це дозволить зменшити ризик непорозуміння, а в суперечках ви зможете апелювати до цього затвердженим замовником файлу.

Гліб, розробник ПЗ:

Я програміст, у нас особлива тема — скрам, дейлі, ось це все. Щоранку зідзвонююсь з колегами, розповідаю що вчора робив, які плани на день — ось це дійсно дисциплінує.

Візуалізувати завдання, щоб краще зрозуміти

Бувають завдання зі складною структурою і умовами, коли результат залежить від кількох змінних. В такому випадку, щоб не тримати всю схему в голові, її можна замалювати у вигляді майндкарти або блок-схеми, як у алгоритму. Беріть щоденник і будуйте алгоритми, малюйте ілюстрації і робіть скетчі, якщо це дозволяє вам візуалізувати завдання і краще зрозуміти умови.

На віддаленій роботі швидше за все доведеться частіше телефонувати колегам, а ще корисними будуть додатки для планування часу, щоб все встигати. Ми зібрали невелику добірку.

Інструменти для віддаленої роботи: дзвінки і тайм-менеджмент

До звичних інструментів для виконання робочих функцій знадобиться зручна платформа для групових відеоконференцій і додатки для контролю режиму.

Додатки для підтвердження замовлення на віддаленій роботі

Платформи для підтвердження замовлення з клієнтами і колегами:

Є й інші сервіси. Якщо дзвоните на велику кількість учасників, радимо звернути увагу на обмеження сервісів за кількістю осіб в чаті.

Додатки для організації роботи

Платні та безкоштовні інструменти, що допомагають дозувати час на виконання завдань і менше відволікатися.

Помідорковий таймер, Tomato-timer або Tomato — однакові по функціональності, але різні по дизайну таймери, які відраховують «помідори» — інтервали, в які ви обіцяєте собі не відволікатися від роботи;

Rescue Time — додаток допомагає відслідковувати, на що ви витрачаєте час при роботі за комп’ютером. У ньому можна заблокувати відволікаючі сайти. Є безкоштовна версія.

Time Doctor — додаток для відстеження активності: робить автоматичні скріншоти для звітів, складає список сайтів і додатків, на які ви витрачаєте час, формує звіти, інтегрується з іншими системами управління проектами.

Toggl — додаток для відстеження часу, який збирає і розбиває інформацію по клієнтах, проектам і завданням, дозволяє вивантажувати звіти в Excel, CSV або PDF і рахувати, скільки ви заробили за день. Є додатки та десктопна версія, вони синхронізуються. Доступ платний, але є тріал.

Remember the Milk — додаток-щоденник, заповніть список справ, встановіть терміни виконання, а він нагадає про завдання. Працює безкоштовно, є додаток на телефон.

StayFocusd, Strict Workflow, Productivity Owl, Self Control — розширення для Google Chrome, які блокують відволікаючі сайти зі створеного вами списку. Внесіть в список пожирачів часу і вкажіть період, протягом якого розширення не дасть вам зайти на ці сайти.

Momentum — розширення для Google Chrome, яке нагадає про плани на сьогодні. Перед переходом на вкладку в браузері розширення покаже поточний час і заплановане завдання.

Сподіваємося, ці інструменти і поради досвідчених співробітників, яких давно вже зацікавила віддалена робота, допоможуть вам вибудувати комфортний режим роботи з дому!

Поділіться в коментарях, які лайфхаки і правила для ефективної роботи використовуєте ви? А ще взнайте як зберегти психічне здоров’я під час кризових ситуацій.

Поцупив тут.