Через коронавірус підприємці переходять самі і переводять своїх співробітників на віддалений режим роботи. Скільки триватиме епідемія COVID-19 і карантин, невідомо. Тому дистанційна робота потребує облаштованого як слід домашнього офісу, і краще облаштовувати його відразу, з розрахунком пропрацювати в такому режимі довго. Можливо, пізніше вам і не захочеться повертатися в офіс, але зараз може бути важко звикнути до роботи в нових умовах. Щоб трохи полегшити вам життя, ми зібрали поради, як облаштувати домашній офіс. Якщо ви ще не прочитали попередню статтю, що таке робота віддалено, то ви зараз маєте цю нагоду. А якщо вже знайомі з цим видом роботи, тоді поїхали.

Дистанційна робота: 21 порада облаштування домашнього офісу

Дистанційна робота: що, як, де і коли

Дистанційна робота — частина вашого життя, а ваш будинок — і є офіс. Для багатьох власників інтернет-магазинів та іншої робочої інтернет-братії знайома історія. Оренда, меблі, обладнання — дороге задоволення, куди легше починати бізнес «на коліні», а потім орієнтуватися по ситуації.

У фінансовому плані — розумно, правда є проблема — вдома буває важко зосередитися. Хочеться попити чай, погладити котика, прибратися, а там ще й дітлахи не жарт розходились… Щоб не впадати в прокрастинацію, спробуйте облаштований домашній офіс, який налаштовує на роботу. Для цього дотримуйтесь наших порад.

Зараз і тут, не відходячи від каси, ви взнаєте:

  1. Як підібрати зручне обладнання для домашнього офісу.
  2. Як організувати простір.
  3. Як прибрати все, що відволікає.

Підберіть зручне обладнання

Ви проведете багато часу перед своїм комп’ютером чи то ноутбуком. Якщо вам буде зручно, продуктивність зросте. А якщо гальмуючий комп’ютер або ноут, незручний стілець і вузький стіл будуть дратувати, швидко втомитеся і почнете відтягувати початок роботи до останнього. Розповідаємо, як підбирати обладнання правильно.

Виберіть зручний стілець

Стілець — серце домашнього офісу, від нього залежить, чи буде втомлюватися спина, шия, а значить і загальне самопочуття. Найдешевший варіант — класичний стілець на чотирьох ніжках. На ньому зручніше, ніж здається на перший погляд. Немає спокуси крутитися, під’їхати, від’їхати, просто ставите і працюєте, головне підібрати потрібну висоту. А якщо вже ви звикли до крісла, то краще познімайте з його ніжок коліщата, щоб не спокушатись на катання по кімнаті.

Виберіть зручний стілець

Якщо подобаються офісні крісла на колесах, вибирайте тканинну оббивку, вона краще шкірозамінника, так як дихає і сидіти на такому сидінні буде набагато комфортніше. Зверніть увагу, щоб тканина не електризуватися. Обов’язково посидьте на стільці в салоні, перевірте як відчуває себе спина, чи на місці підлокітники.

Купіть другий монітор

Додатковий монітор — крок назустріч багатозадачності. Ніякого жонглювання вікнами, пошуку вкладок. Використовуєте багато програм? Тоді це рішення для вас. Воно реально впливає на швидкість роботи, тому поставте цю покупку в пріоритет. Беріть монітор аналогічної комп’ютеру марки, щоб настройки екранів збігалися.

Купіть другий монітор

Не забудьте про мишу і клавіатуру

Спочатку зручність, а потім краса і ціна. Дешеві або навпаки креативні аксесуари — це здорово тільки якщо вони ергономічні. Від довгої роботи за незручною клавіатурою можуть страждати руки (знайомий програмістам і музикантам тунельний синдром). Клавіатура повинна бути горизонтальною, не ставте її з нахилом на себе, це шкодить кистям рук.

Не беріть маленькі мишки, вони компактні, але погано лежать в руці. Підбирайте мишку під розмір кисті або навіть розоріться на ігрову, вони класні для тривалого використання.

Подумайте про покупку стоячого столу

Довге сидіння шкідливо — так стверджують дослідники, і у відповідь на ці дослідження стали з’являтися стоячі столи. Так, це саме те, що ви думаєте — стіл, за яким можна працювати стоячи. Висоту більшості таких столів можна регулювати. Є ще столи-трансформери, які можна швидко переробити з стоячого в сидячий, але коштують вони дорожче.

Подумайте про покупку стоячого столу

Дистанційна робота в такому вигляді не передбачає магії в плані здоров’я від такого рішення, але підвищення продуктивності і розвантаження для хребта — цілком зрозуміле.

Якщо у вас вдома і так досить меблів і місця для ще одного столу немає, спробуйте підставку, яка ставиться на звичайний стіл. Її висоту теж можна регулювати. Це дуже зручно при створенні домашнього офісу: ви можете спробувати різні варіанти, щоб знайти те, що краще зручніше для вас.

Дотримуйтесь правил ергономіки

Мінімізуйте шкоду від довгого сидіння, налаштуйте робочий простір, щоб не хотілося сутулитися, крутитися, закидати ногу на ногу. Руки повинні лежати на столі паралельно підлозі зі згином в ліктях 90 градусів.

Допоможе планувальник робочого простору Ergotron. Інструмент розповідає як розташовувати монітор, клавіатуру, стілець, стіл під ваш зріст.

Переведіть планувальник на сантиметри (інакше результати будуть в фунтах):

Дотримуйтесь правил ергономіки

Натисніть «Start Planning», виберіть свій зріст і отримаєте розрахунок параметрів для себе. Наприклад, параметри для людини заввишки 170 сантиметрів:

Дотримуйтесь правил ергономіки

Додайте рослин

Дистанційна робота в зелених «хащах» набагато приємніша. Рослини — це не тільки краса і різноманітність кольору, але і зниження стресу. За даними дослідження, навіть кілька кольорів можуть підвищити продуктивність на цілих 15%.

Додайте рослин

Щоб квіти «працювали», вибирайте легкі в догляді рослини, які виділяють багато кисню і освіжають повітря: хлорофітум чубатий, драцена, фікус і бостонська папороть відомі своїм умінням фільтрувати повітря.

Зафіксуйте проводи

Проводи й кабелі люблять чіплятися, заважати і дратувати. Щоб не додавати ці дрібниці в скарбничку стресу, продумайте заздалегідь як їх можна закріпити, це просто.

Зафиксируйте провода

Переконайтеся, що у вас достатня швидкість Інтернету

Дистанційна робота неможлива без якісного інтернет-провайдера. Нормально працювати (а тим більше управляти інтернет-магазином) не вийде, якщо Інтернет зависає і гальмує. У цьому випадку спробуйте змінити провайдера або встановіть Wi-Fi роутер.

Щоб сигнал був краще, встановіть роутер ближче до стелі в центрі квартири. Переконайтеся, що навколо немає перешкод і також пристроїв або приладів, які можуть викликати порушення сигналу. Наприклад, мікрохвильові печі або домашні телефони.

Перевірте швидкість Інтернету за допомогою сервісів 2ip.ua, Speedtest.net або Fast.com. А краще перевірте усіма відразу. Для точного результату проведіть кілька тестів. Робіть перевірку, коли ніхто у вашій домашній мережі не завантажує або відправляє великі файли і не сидить в чаті.

Нічого страшного, якщо результати на 5-10 Мбіт/с менше, ніж обіцяв ваш провайдер. Якщо результати сильно нижче заявлених, зверніться до свого провайдера і перевірте, чи не підключився до вашої мережі хтось сторонній.

Організуйте простір

Дистанційна робота і ваш робочий простір — не тільки обладнання, а й поєднання декору і розташування меблів.

Виберіть робоче місце під ваші потреби

Подумайте, як ви збираєтеся використовувати свій домашній офіс. Потрібно буде часто телефонувати для ведення переговорів з партнерами або працівниками? До вас будуть заходити клієнти? Доведеться тримати дітей або домашніх тварин подалі від вашого робочого місця? Потрібно місце для зберігання? Від відповідей на ці питання залежить облаштування робочого місця.

Майте на увазі, що робота в двох або трьох місцях будинку може бути менш продуктивною, ніж робота в одному місці (це не відноситься до ситуацій, коли потрібен, наприклад, гараж для зберігання).

Температура і свіже повітря також важливі, як і обладнання. Неможливо сконцентруватися при роботі в задушливому приміщенні, тому переконайтеся, що ваш робочий простір добре провітрюється.

Рекомендується підтримувати рівень вологості в приміщенні від 30 до 50%, а ідеальна для гарного самопочуття температура повітря 18°C (для здорових дорослих людей, які одягнені відповідним чином).

Використовуйте природне світло

Перше правило створення зручного офісу — використовувати якомога більше природного світла. Ось чому: дослідження показало, що працівники, які отримують природне світло, сплять краще (на 46 хвилин більше, ніж ті, хто не отримує природного світла). Інше дослідження показало, що природне освітлення підвищує продуктивність на 30-40%.

Висновок — розміщуйте робочу зону ближче до вікна. Найкраще, якщо воно знаходиться навпроти: світло рівномірно падає на стіл, а ви, кидаючи погляд у вікно, даєте відпочинок очам. Якщо вікно збоку, то воно повинно бути зліва, якщо ви правша і справа, якщо лівша, щоб не створювати тінь під час писання (для тих, хто пише ручкою, а не тільки друкує на клавіатурі).

Встановіть додаткове світло

Декорують робоче місце за допомогою світла, наприклад, розмістіть стрічку з світлодіодів. Вона недорога і зробить обстановку затишніше. Закріпіть так, щоб вона йшла по краях столу, створюючи м’яке освітлення.

Встановіть додаткове світло

Крім декору, поставте якісне додаткове освітлення поруч з робочим місцем, краще використовувати лампу з налаштуванням висоти і нахилу.

Встановіть програму f.lux

Вдень сонце випромінює холодне світло, таке ж випромінює і монітор комп’ютера. У міру зникнення сонця відтінок змінюється в бік теплих червонуватих тонів. Щоб монітор комп’ютера робив те саме, використовуйте програму f.lux.

Встановіть програму f.lux

Якщо ви зберігаєте один (ранковий) рівень яскравості весь день, ви обманюєте організм, пропонуючи йому денне світло вночі, що викликає перенапруження і стрес.

Регулюйте яскравість і колір екрану, тоді ваш добовий ритм не буде порушено, і очі будуть легко пристосовуватися до мінливого освітлення.

Виділіть місце для мозкового штурму

Досить часто дистанційна робота потребує прийняття самостійних рішень, коли нема з ким поряд проконсультуватись. Вам потрібно напружено подумати? Прийняти складне рішення? Створіть куточок, де зробити це буде зручніше за все, не відволікаючись від робочої атмосфери. Комусь підійде диван і записна книжка, комусь дошка з крейдою або маркерами.

Виділіть місце для мозкового штурму

У вас обов’язково повинно бути місце, щоб генерувати, зберігати і записувати робочі ідеї, які допоможуть розвивати бізнес або виконувати завдання.

Додайте декор на свій смак

Приємний плюс домашнього офісу — можливість задекорувати все під свій смак. Хороший декор налаштує на роботу, поліпшить продуктивність і настрій.

Додайте декор на свій смак

Але перш, ніж дати волю внутрішньому дизайнеру, ознайомтеся з дослідженнями на цю тему: теплі тони допомагають в роботі, а 83% респондентів відчувають необхідність творчих елементів в робочому оточенні.

Вибираючи конкретний колір, звертайтеся до психології кольору. Відтінки жовтого, оранжевого і червоного викликають енергію, темні тьмяні кольори найчастіше змушують відчувати втому.

Регулярно робіть прибирання

При створенні домашнього офісу потрібно думати відразу про багато речей:

  • підібрати обладнання;
  • виділити робочий час;
  • призначити дзвінки;
  • встановити баланс між роботою і сім’єю.

Про прибирання легко забути, особливо якщо ви звикли, що в звичайному офісі чистоту підтримують без вашої участі.

Заплануйте час на прибирання і регулярно приводьте в порядок обладнання та кімнату. Не забудьте протерти всі поверхні, використовуйте для цього серветки, спреї і дезінфікуючі засоби.

Виключіть відволікаючі фактори

Дистанційна робота — це коли вас ніхто не контролює, затишна атмосфера тягне розслабитися, легко захопитися домашніми справами замість робочих. Отже, розповідаємо про лайфхаки, які полегшать ваше життя і приборкають бажання зайнятися всім, чим завгодно, крім роботи.

Розділіть робочу і житлову зони

Всі наші поради ведуть до одного — зона роботи повинна бути відокремлена. Так, доведеться встати з дивана і пересісти за стіл. Не хочеться? Подумайте про ефективність. Ви — власник інтернет-магазину чи фрілансер і працюєте на себе, а значить вашим пріоритетом є закінчити швидше і зробити більше. Зрештою, швидше розберетеся зі справами — швидше повернетеся в зону домашнього затишку.

Чому працювати в теплі і комфорті домашньої зони — поганий варіант? Мозок має тенденцію пов’язувати певні місця з завданнями. Тобто тренуватися найлегше в спортивному залі, працювати в офісі, а спати в ліжку. Так, сила волі може впоратися з цими звичками, але навіщо витрачати більше енергії, якщо можна допомагати мозку перемикатися.

Купіть окремий комп’ютер для роботи

Якщо можете собі це дозволити. Бо дистанційна робота на загальнодоступній цифровій техніці неприпустима. Навіщо це потрібно:

  1. Робочий комп’ютер — окреме місце для ваших авторизованих бізнес-акаунтів без потреби постійного перемикання.
  2. На роботі вас не відволікають особисті повідомлення, на відпочинку — робочі.
  3. Програми для роботи будуть займати тільки робочий комп’ютер, а улюблені ігри, вкладки, додатки — домашній.

Купіть окремий комп’ютер для роботи

Як не відволіктися в той момент, коли друг прислав класне відео, або коли, нарешті, вийшов новий сезон улюбленого серіалу? Це можливо, тільки якщо ви не дізнаєтеся про це до кінця робочого дня або хоча б під тиском робочих програм візьмете себе в руки.

Це працює за тим же принципом, що і поділ робочих і офісних приміщень. Ваш мозок асоціює ваш робочий комп’ютер з «роботою», підвищуючи продуктивність. Відсутність відволікаючих програм і документів також допомагає.

Працюйте за графіком

Дистанційна робота за графіком підвищує працездатність. Ви автоматично переходите в «робочий режим», коли перебуваєте в «робочому часі».

Крім підвищення продуктивності це добре для балансу роботи і особистого життя. Бути власником інтернет-магазину — стрес, ви постійно в роботі, в улюбленій справі, думки про поліпшення бізнесу крутяться в голові день і ніч.

Щоб кордони не розмивалися, родина не лаялася, що ви постійно в собі, і відпочинок відбувався регулярно і повноцінно, розплануйте день. Дозвольте собі повністю відволіктися від турбот в особистий час, проведіть його з близькими і не забувайте про хобі.

Підберіть для себе зручний спосіб контролювати час і дотримуватися графіка. Комусь достатньо годинника на стіні і сили волі, іншим допомагають нагадування і розклад в календарі по годинах. Можна використовувати Метод помідора (для цього можна купити спеціальний таймер або встановити додаток з тією ж функцією). Який би спосіб ви не вибрали, обов’язково вставте в розклад час для відпочинку.

Домовтеся з домашніми

Якщо дистанційна робота для членів вашої родини в новинку, попросіть їх не турбувати вас в певні години. Повісьте табличку на двері, щоб повідомити своїй родині, коли ви зосереджені на важливій справі або у вас розмова по телефону. Постарайтеся не працювати в вітальні і інших «загальних» місцях, щоб звести до мінімуму відволікаючі фактори.

Якщо ваш партнер також працює вдома, заздалегідь обміркуйте, як ви зможете піклуватися про дітей, старих і домашніх тварин. Розподіліть між собою час, щоб займатися домашніми справами по черзі, звільняючи один одному час для роботи. Якщо кожен з вас створює домашній офіс в перший раз, повідомте клієнтам і колегам, що деякий час будете відповідати не відразу або відкладіть деякі завдання. Вам потрібно збалансувати сімейний і робочий час і звикнути до нових умов.

Використовуйте час денного сну у дітей, щоб зробити найважливіші робочі справи (хоча батькам ця порада, напевно, не знадобиться — вони і так використовують дитячий сон по максимуму). Діти не можуть зовсім не заглядати в ваше робоче місце. В цьому випадку попросіть їх допомогти вам з деякими простими завданнями (якщо діти досить великі для цього), наприклад, з упаковкою. Терпіння і винахідливість вам допоможуть.

Тримайте свій офіс в «готовому» стані

Це означає, що ваше обладнання завжди має бути готове до роботи, а справи впорядковані.

  1. Створюйте список справ напередодні, так ви будете представляти, який робочий день вас чекає.
  2. Прибирати в кінці робочого дня, щоб не починати новий день з розбору старих завалів.
  3. Тримайте техніку в готовому стані, щоб не чекати довгого завантаження програм і не витрачати час на пошук потрібних сайтів.

Ви найбільш продуктивні на початку роботи. Якщо витратите цей час на повсякденні завдання — прибирання, складання списку справ — втратите в продуктивності.

Використовуйте програми-помічники

Ось кілька додатків, які допоможуть вам залишатися продуктивними:

  1. Zoom для дзвінків і відеоконференцій.
  2. TomatoTimer для контролю часу на роботу і відпочинок.
  3. Pocket допоможе не відволікатися на цікаві статті, а відкласти їх на потім.
  4. Trello для створення списків завдань і контролю їх виконання.

А ще радимо Limber (розширення для браузера Chrome). Таймер, який в певні інтервали часу нагадує випрямити спину або встати і розім’ятися. Про здоров’я варто піклуватися навіть якщо це дистанційна робота з дому.

Поцупив тут.